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ELO HR Personnel File –
die digitale Personalakte

Die Business Solution ELO HR Personnel File ist die digitale Personalakte zur automatisierten Verwaltung und Steuerung von Personaldaten in Unternehmen. Im Mittelpunkt stehen hierbei die Automatisierung von Arbeitsabläufen, eine höhere
Arbeitseffizienz sowie der Datenschutz und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben.

ELO HR Personnel File wurde speziell für die Aufgaben in der Personalabteilung entwickelt. Die Softwarelösung unterstützt beim Aufbau einer elektronischen Personalakte, die sämtliche Dokumente unabhängig vom Format zentral vereint. Egal ob Bewerbungsunterlagen, E-Mails, Zeugnisse oder Urlaubsanträge – der gesamte Schriftverkehr sowie alle mitarbeiterbezogenen Informationen werden mit ELO HR Personnel File strukturiert, gemäß den gesetzlichen Vorgaben, aufbewahrt.

Szenario: Akteneinsicht für Mitarbeiter

Antrag

Eine Abteilungsleitung oder ein Mitarbeitender beantragt über ein Formular Akteneinsicht.

Freigabe

Sie erhalten die Anfrage automatisiert und erteilen die Freigabe digital.

Einsicht

Vertrauliche Dokumente werden entnommen und der Antragstellende erhält eine Kopie der Akte direkt im System.

Datenschutz

Die Kopien werden nach einer vorgegebenen Zeit automatisch gelöscht.

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Wichtige Funktionen von ELO HR Personnel File

Workflows erstellen

Nutzen Sie den integrierten Workflow-Designer um Prozesse wie Freigaben oder Änderungsanträge formularbasiert zu generieren. So ist der Arbeitsablauf automatisiert und transparent.

Fristenmanagement

In der digitalen Personalakte lassen sich wichtige Fristen und Termine einfach überwachen und einhalten. Beispielsweise das Ende einer Probezeit oder die Befristung eines Arbeitsverhältnisses. Die digitale Personalakte informiert Sie darüber automatisch und rechtzeitig.

Organigramme und Ausweise erstellen

Mit Hilfe von Organigrammen bilden Sie Ihre Organisationsstruktur in beliebiger hierarchischer Tiefe ab. So behalten Sie den Überblick über die personelle Struktur des Unternehmens. Eine integrierte Vorlagenverwaltung hält Bausteine für Standardschreiben und Vorlagen für die Erstellung von Mitarbeiterausweisen bereit, inklusive Mitarbeiterfoto dank Webcam-Anbindung.

Kollaborativ und parallel arbeiten

In einer digitalen Personalakte können mehrere Personen gleichzeitig auf Dokumente zugreifen. Darüber hinaus vereinfacht das ELO Dokumenten-Feed deutlich die Zusammenarbeit. In einem Nachrichtenstrom können Kommentare zu einem Personalvorgang hinterlassen oder auch Dokumente abonniert werden.

Übersichtliche Analysen & Auswertungen

ELO Analytics bietet eine sekunden-schnelle Auswertung großer Datenmengen. Nutzen Sie dies für Ihr Personal-Controlling und visualisieren Sie Zusammenhänge in individuellen Dashboards.

Datensicherheit nach EU-DSGVO Vorgaben

Sensible und vertrauliche Personaldaten werden durch ein zuverlässiges Rollenkonzepte geschützt. So lassen sich die Personalakte oder Teilbereiche mit Berechtigungen oder speziellen Verschlüsselungs- mechanismen absichern. Zugriffe und Veränderungen werden automatisch protokolliert und auch nach Jahren nachvollziehbar.

Komfortable Bedienoberfläche

Personalmanagement-Cockpit Das Organigramm Ihres Unternehmens
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ELO HR Personnel File mit beyond paper

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