DAMIT
KÖNNEN SIE

RECHNEN

ELO Invoice

„Wo habe ich diese Eingangsrechnung abgelegt? Die muss doch hier irgendwo sein!“ Hektisches Durchwühlen des Schreibtischs. Morgen ist Zahltag. Stress! Kennen Sie das aus Ihrer Buchhaltung? Digitale Rechnungsverarbeitung ist der Weg aus dieser misslichen Lage.

Papierlos und sofort einsetzbar: Mit ELO Invoice erfassen Sie eingehende Rechnungen und Belege automatisch und leiten diese per Workflow an die richtigen Mitarbeiter:innen zur Prüfung und Weiterverarbeitung weiter. Das erleichtert die Arbeit, reduziert Fehler und spart Kosten. Ein Effizienz-Booster für Ihre Prozesse.

Ob standardisiert oder individuell: Wir implementieren die zu Ihren Bedürfnissen passende digitale Rechnungsverarbeitung.

ELO Invoice: Next Level Buchhaltung!

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Automatisierter Rechnungsprozess

Belege erkennen
und einscannen

Ob Rechnungen aus Papier oder eine E-Rechnung: Alle Belege werden zentral in der ELO-Postbox gesammelt.

Belege klassifizieren
und ablegen

Ein intelligenter Erfassungsassistent klassifiziert die Belege und legt sie im ELO-Archiv ab.

Belege automatisiert
freigeben

Automatischer Start des Rechnungsfreigabeprozesses und Freigabe der Rechnungen.

Belege
verbuchen

Übergabe der freigegebenen Belege ans ERP-System. Abgleich und Kennzeichnung als „gebucht“.

Machen Sie sich bereit für die E-Rechnungspflicht!

Erfahren Sie in unserem E-Rechnungs-Guide, welche Fristen gelten, um die E-Rechnungspflicht einzuhalten.

Außerdem verraten wir Ihnen, wie Sie mit nur einem Schritt alle Fristen einhalten und alle Pflichten automatisch erfüllen. Nutzen Sie jetzt Ihren Vorsprung!

E-Rechnung Guide Vorschaugrafik

Warum sich ELO Invoice für Sie lohnt

ERP-Anbindung

Ob Microsoft, SAP oder DATEV: ELO Invoice lässt sich an gängige Buchhaltungssysteme anbinden.

Skalierbar

Vieles kann. Nicht alles muss. Sie bestimmen den Grad der Automatisierung.

Zeit sparen mit KI

Mit der intelligenten Belegerkennung werden relevante Daten des Dokumenteneingangs automatisch ausgelesen.

Bereit für die E-Rechnungspflicht

Bestens gewappnet für die ab 2025 bevorstehende E-Rechnungspflicht.

Individuell anpassbar

Wir konfigurieren ELO Invoice so, dass es zu Ihren Prozessen passt.

Schnell einsatzbereit

ELO Invoice ist eine standardisierte Business-Lösung. Wir können Sie leicht implementieren und Sie schnell damit starten.

Höchste Transparenz

Lückenlose Dokumentation aller Prozessschritte sowie Darstellung von Informationen in Echtzeit.

Rechtskonforme Verwaltung

Mit ELO Invoice verwalten Sie Rechnungen revisionssicher und rechtskonform.

Customer Success Story

Mit uns auf der digitalen Überholspur

  • Authentisch
    Wir machen unseren Job so, wie wir selbst sind: Motiviert, sorgfältig und glaubwürdig.

  • Flexibel
    Individuelle Anforderungen? Wir entwickeln und implementieren mehr als nur Standard-Lösungen.

  • Starke Partner:innen
    Um Ihnen den besten Service bieten zu können, kooperieren wir mit externen Sachverständigen. Zum Beispiel zur steuerrechtlichen Prüfung Ihrer Rechnungen.

  • Hands-on
    Handlungsorientierung und Zielstrebigkeit zeichnen uns aus.

  • Ja-Mentalität
    Wo der Wettbewerb Nein sagt, wird es für uns erst interessant. Welches Projekt dürfen wir für Sie umsetzen?

Komfortable Bedienoberfläche

Eingangsrechnungs-Cockpit in ELO Invoice

Rechnungseingangs-Cockpit

Postbox in ELO Invoice

Postbox mit neuen Eingangsrechnungen

Datenerfassung und formelle Prüfung in ELO Invoice

Datenerfassung und formelle Prüfung

Freigabe-Ansicht in ELO Invoice

Freigabe-Ansicht

Häufig gestellte Fragen zu ELO Invoice

Was ist ELO Invoice?

ELO Invoice ist eine Business Solution und damit eine Erweiterung des Funktionsumfangs der ELO ECM Suite. Sie deckt die spezifischen Anforderungen in der Buchhaltung ab. ELO Invoice wird mit der passenden Lizenz für die ELO ECM Suite ausgeliefert.

Wie funktioniert die digitale Rechnungsverarbeitung mit ELO Invoice?

ELO Invoice ermöglicht Mitarbeitenden, dass manuelle Prozesse bei der Rechnungsverarbeitung digital abgebildet werden können. Das heißt: Belege lassen sich, falls nicht ohnehin digital, erkennen und einscannen, klassifizieren und ablegen, prüfen und freigeben sowie final verbuchen.

Was muss ich bei der digitalen Rechnungsverarbeitung generell beachten?

Wichtig ist zunächst ein solides Konzept des digitalen Rechnungsprozesses. Der Rechnungsvorgang muss vollständig und lückenlos abgebildet werden, um eine Rechnung qualifiziert prüfen zu können.

Deckt ELO Invoice alle Anforderungen der Rechnungsverarbeitung ab?

ELO Invoice deckt die meisten Anforderungen der Rechnungsverarbeitung standardmäßig ab. Sie vermissen Funktionen? Kein Problem, wir entwickeln und konfigurieren Ihre Anforderungen individuell für Sie.

Was ist ein Rechnungsworkflow bei ELO Invoice?

Als Rechnungsworkflow ist Tool-unabhängig die Abbildung des gesamten Weges einer Rechnung gemeint. Vom Rechnungseingang bis hin zum Rechnungscontrolling. Die Besonderheit von ELO Invoice besteht darin, dass in der ELO Postbox alle eingehenden Rechnungen gesammelt werden. Das können eingescannte, aber auch E-Rechnungen sein. Mitarbeitende der Buchhaltung behalten alle Schritte über das ELO Dashboard im Blick, können Freigabeabläufe einsehen und über das Rechnungscockpit Statistiken auswerten.

Wie wird die Datensicherheit mit ELO Invoice gewährleistet?

Als Teil der ELO ECM Suite werden auch bei ELO Invoice alle gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz eingehalten. Dazu zählen die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Für ein ausgeklügeltes Sicherheitskonzept baut ELO zudem auf eine AES-256-Bit-Verschlüsselung, bietet zahlreiche Berechtigungsfunktionen und bietet verschiedene Backup-Konzepte.

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 kommt. Was sind meine nächsten Schritte?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Daher ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen bis dahin auf die Digitalisierung des Rechnungseingangs setzt. Wir helfen Ihnen gerne dabei herauszufinden, wie digital Ihr Rechnungseingang ist und wie die Bedingungen der E-Rechnungspflicht von Ihrem Unternehmen eingehalten werden können. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Gespräch mit uns und wir klären, inwiefern sich ELO Invoice für Sie lohnt, um geltende Gesetze ab 2025 einzuhalten.

Was ist eine E-Rechnung?

Als elektronische Rechnung gilt ein digitales Dokument, das in einem strukturierten Datenformat vorliegt. Gängige Rechnungsformate sind beispielsweise das XML-Format sowie das ZUGFeRD-Format. PDF gilt nicht als elektronisches Rechnungsformat, da Inhalte nicht maschinell ausgelesen werden können und dadurch eine hohe Fehlerquote besteht. Das Gute an Rechnungsmanagement-Systemen wie ELO-Invoice: Unstrukturierte Formate wie Papier- oder PDF-Rechnungen lassen sich ebenfalls auslesen und in ein nötiges elektronisches Rechnungsformat umwandeln.

Zu welchen Drittsystemen bietet ELO Invoice Schnittstellen?

ELO kann grundsätzlich alle FiBU-Systeme mit Informationen bedienen, solange das System einen Datenimport ermöglicht. Eine nahtlose Zusammenarbeit ist beispielsweise mit folgenden Lösungen möglich:
– Microsoft 365
– Microsoft Dynamics 365
– ABAS
– DATEV
– Salesforce
– SAP
– Navision
– PEPPOL

Wie kann ich KI in der Rechnungsstellung mit ELO Invoice nutzen?

Unternehmen, die ihr Dokumentenmanagement mit der ELO ECM Suite digitalisieren, können auf die Hilfe von Künstlicher Intelligenz setzen. Bei ELO heißt das intelligente Klassifizierungs- und Extraktionsmodul ELO DocXtractor. Ist die Anwendung im Einsatz, werden relevante Daten des Dokumenteneingangs automatisch ausgelesen. Bei der Rechnungsverarbeitung betrifft das beispielsweise Informationen aus der Kopf- oder Fußzeile sowie Daten aus Rechnungspositionen. Eingehende Belege lassen sich automatisiert auslesen. Der ELO DocXtractor ist nicht nur eine Unterstützung bei der Anwendung von ELO Invoice, sondern bezieht sich auf verschiedene Tools der ELO ECM Suite.

Wie stellt ELO Invoice sicher, dass sich bei der Automatisierung keine Fehler einschleichen?

Durch festgelegte Freigaberollen wird bei der Bearbeitung von Rechnungen ein Vier- bzw. Mehr-Augen-Prinzip verfolgt. Das heißt, dass trotz aller automatisierten Prozesse immer wieder Personen im Ablauf prüfen, ob Informationen und Daten korrekt sind.

Ist ELO Invoice mobil verfügbar?

Ja, die ELO App ist ein großer Vorteil der ELO ECM Suite. Hierüber sind nicht nur ELO Invoice, sondern auch andere Funktionen via Smartphone oder Tablet nutzbar. Das heißt, dass Mitarbeitende auch von unterwegs aus beispielsweise Workflows starten können oder sich prüfen lässt, bei wem sich die Rechnung gerade im Freigabeprozess befindet. Die App-Anwendung ist für Android und iOS verfügbar.

Ist ELO Invoice in der Cloud verfügbar?

Grundsätzlich wird ELO On-premises gehostet, aber es gibt verschiedene Möglichkeiten daraus dennoch ein Software-as-a-Service Modell zu machen. Dabei muss man entscheiden, wie viel man als Unternehmen in den Bereichen Serverbetrieb, der Betriebssysteme, der Umgebung und der Anwendung an einen Dienstleister abgeben möchte. Hierbei arbeiten wir mit unserem erfahrenen Partnernetzwerk zusammen und können ein individuelles Angebot erstellen.

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