Lösungen

WAS IST
EIGENTLICH
DMS & ECM?

Generell gilt für jedes Unternehmen – papierbasierte Abläufe sind ein Störfaktor für sämtliche Prozesse. Die Herstellung von Papierdokumenten ist sehr zeitintensiv, kostspielig und stellt auch meistens ein Sicherheitsrisiko dar. Der zunehmende Fluss an Daten und Informationen machen den Einsatz einer digitalen Lösung zur Dokumentenverwaltung in Unternehmen heutzutage unverzichtbar.

Ein umfassendes, digitales Softwaresystem für Dokumentenmanagement (DMS) oder Enterprise-Content-Management (ECM) schaffen dabei Abhilfe und optimieren diese Prozesse mit riesigen Schritten. 

Rund um das Thema der digitale Verwaltung von Dokumenten und Informationen, treten immer zwei Begrifflichkeiten – DMS und ECM – in den Vordergrund. Aber was unterschiedet sie voneinander?

Dokumenten Management System – DMS

Kurz erklärt ist ein DMS ein datenbankgestütztes Programm (Archivierungssoftware) zur elektronischen Dokumentenverwaltung das den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments begleitet. Begonnen bei der Erstellung oder Erfassung, über die Verteilung und Bearbeitung, bis hin zur Archivierung oder Löschung.

Diese IT-Lösung ermöglicht es Unternehmen jeglicher Branche, Dokumente revisionssicher abzulegen, eine einheitliche Ordnerstruktur und Aktenablage zu schaffen und allen Mitarbeitern unternehmensweiten Zugriff zu gewähren.

Ein DMS ist grundsätzlich eine Teilkomponente eines ECM-Systems bzw. einer Software für Enterprise Content Management, mit der ganzheitliche Prozesse abgebildet und optimiert werden können. Dies geht über die reine Verwaltung von Dokumenten hinaus.

Enterprise Content Management – ECM

Das Enterprise-Content-Management (ECM) ist längst weit mehr als die reine digitale Verwaltung von Dokumenten: Es ist das Arbeiten mit lebenden Dokumenten und wichtigen Geschäftsinformationen innerhalb eines intelligenten Softwaresystems. Dieses bietet die Möglichkeit, Dokumente, Daten und Informationen aller Art zu suchen, mit Workflows zu verknüpfen, über Collaboration-Tools zu diskutieren oder mit Analysewerkzeugen auszuwerten.

Vernetzt mit vorhandenen Systemen, bietet ECM effizientere Arbeitsabläufe für alle Fachbereiche und unterstützt durch technische Erweiterungen in allen Problemstellungen. ECM steht also für ein umfassendes intelligentes Informationsmanagement.

 Das Grundprinzip

Die digitale Verwaltung und Nutzung von Dokumenten, Daten oder Informationen

Effizienz

Leichte und übersichtliche Verwaltung aller Geschäftsabläufe.

Zeitersparnis

Beschleunigte Prozesse in der Bearbeitung und Auffindbarkeit von Dokumenten und Akten.

Zugriff von überall

Optimale Zusammenarbeit im Team – im Büro oder unterwegs.

Ressourcenersparnis

 Platz- und Lagerkosten einsparen und Mitarbeiter entlasten.

Warum sich ein ECM-System für Sie lohnt

Digitale Prozesssteuerung

Automatisierte und maßgeschneidert Workflows sichern den reibungslosen Arbeitsprozess und sorgen für mehr Effizienz und Transparenz in den Geschäftsabläufen. Vorgänge werden schneller verarbeitet und Freigaben sind nachvollziehbar.

Automatisierte Ablage

Dokumente werden direkt am Posteingang erkannt und automatisiert verarbeitet. Vom Typ Rechnung bis Vertrag, werden relevante Informationen extrahiert und der Arbeitsprozess für die weitere Bearbeitung stark beschleunigt.

Rechtssichere Verwaltung

Daten sicher und rechtskonform (DSGVO) archivieren. Eine hochentwickelte Verschlüsselungstechnologie, unveränderbare Dokumentenhistorie, ein ausgefeiltes Rechtesystem sowie ein intelligentes System zur Einhaltung von Aufbewahrungspflichten, sorgen für den Schutz Ihrer Daten.

Intelligente Datenanalyse

Intelligente Suchmechanismen und Diagramme unterstützen Sie bei strategischen Entscheidungen und um Analyseinformationen gezielt zu nutzen.

Informationen schnell finden

Alle Daten und Informationen sind zentral im System gespeichert und jederzeit einfach abrufbar. Mit der integrierten Suchfunktionalität finden Sie Dokumente in Sekundenschnelle.

Optimale Zusammenarbeit

Collaboration-Tools sorgen für vereinfachten Austausch direkt am Dokument in der ELO ECM Suite. Mit Hashtags können Themen gebündelt und Umfragen einfach durchgeführt werden.

Wie führe ich ein ECM-System
in meinem Unternehmen ein?

1. Alle Beteiligten einbeziehen

Binden Sie bei der ECM-Einführung alle Beteiligten direkt von Beginn an mit ein, sowohl Entscheider als auch zukünftige Anwender. Somit begegnen Sie rechtzeitig allen Vorbehalten und Ängsten aus den beteiligten Fachbereichen. Sie werden erkennen das in der Zusammenarbeit sich unzählige Chancen für die Anwender ergeben werden, die schließlich mit einer großen Entlastung im Arbeitsalltag mitsichbringen wird.

2. Kernanforderungen Identifizieren

Aller Anfang ist schwer, daher empfiehlt es sich, zunächst einmal Kernbereiche und -anforderungen im Rahmen eines Lastenheftes zu definieren, die primär mit dem ECM-System umgesetzt werden sollen. Viele Unternehmen setzen hierbei in der Buchhaltung an: Nicht selten starten ECM-Projekte mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung – weitere Fachbereiche wie das Personalwesen oder die Rechtsabteilung folgen dann oftmals dem guten Beispiel.

3. IST-Analyse durchführen

Sind die Kernanforderungen identifiziert und das Pilotprojekt definiert, führen Sie eine IST-Analyse der vorhandenen Geschäftsprozesse durch. Dabei ist es wichtig, einzelne Prozessschritte möglichst genau zu dokumentieren und damit verbundene Zusatzinformationen zu sammeln. Gibt es beispielsweise in der Buchhaltung ein umfangreiches Papierarchiv, das im Zuge der Digitalisierung abgelöst werden kann? Und welche Drittsysteme (z. B. ERP- oder Buchhaltungssysteme) sollen mit dem ECM-System verknüpft werden? Diese und viele weitere Fragen klären Sie in dieser Projektphase.
Zudem lohnt sich in diesem Schritt ein Blick auf mögliche zukünftige Herausforderungen:
– Was erwartet die Buchhaltung?
– Stehen gesetzliche Veränderungen an?
– Lassen sich digitale Prozesse in Zukunft flexibel anpassen und erweitern?

4. Ziele definieren

Im nächsten Schritt definieren Sie die Ziele, die Sie mit der Einführung der ECM-Lösung erreichen möchten.
– An welchen Stellen eines Prozesses kann das ECM-System von besonderem Nutzen sein?
– Wo kann mit der Digitalisierungslösung am meisten Zeit eingespart und wie können Ressourcen entsprechend geschont werden?
Zudem ist es in dieser Phase wichtig zu identifizieren, welche Maßnahmen zur technischen Umsetzung erforderlich sind.
– Ist Ihre IT-Infrastruktur auf den digitalen Prozess vorbereitet?
– Soll die Ablage der Dokumente im Archiv nach bestimmten Regeln erfolgen?
– Und wer darf auf welche Dokumente zugreifen?

5. Mit dem richtigen Partner arbeiten

Es ist gar nicht so einfach, alleine Antworten auf die oben genannten Fragen zu finden. Aus diesem Grund ist es bei der Einführung einer ECM-Lösung essentiell, einen starken Partner an seiner Seite zu wissen. Genau hier kommen wir ins Spiel, denn Sie profitieren nicht nur von unserer Expertise, als beyond-paper begleiten wir Sie von der Einführung bis zur passgenauen Implementieren der Software.

6. Ihr ECM-Projekt sorgfältig planen

Eine sorgfältige Planung ist das A und O erfolgreicher ECM-Projekte. Auch hierbei unterstützen wir Sie selbstverständlich als ELO Partner. Der genaue Projektablauf inklusive Zeitschiene und die jeweiligen Aufwände müssen in der Planungsphase entsprechend berücksichtigt werden – mögliche Stolpersteine identifizieren Sie dadurch frühzeitig und können diese rechtzeitig umgehen.

7. In kleinen Schritten starten

Um die eigentliche Implementierung in kleinen Schritten kümmert sich ebenfalls der ELO Business Partner. So ist der laufende Betrieb nicht gestört und die Digitalisierungslösung kann nach und nach in den Produktivbetrieb übergehen. Wir empfehlen dabei, das ECM-System zunächst auf einem Entwicklungs- und Testsystem einzurichten und erst im finalen Schritt in den Produktivbetrieb zu wechseln – so gelingt der Umstieg reibungslos und laufende Prozesse können ganz bequem auf das ECM-System übertragen werden.

8. An die Zukunft denken

Denken Sie bei der Einführung eines ECM-Systems bereits an die Zukunft:
– Wie werden Ihre Geschäftsprozesse in fünf oder zehn Jahren aussehen?
– An welchen Stellen verändern sich Prozesse möglicherweise grundlegend?
– Welche weiteren Bereiche und Geschäftsabläufe könnten von der ECM-Lösung profitieren?
Setzen Sie also bei Ihrem ECM-Projekt auf eine möglichst flexible und erweiterbare Lösung – damit sind Sie auch in Zukunft bestens aufgestellt.

Die ELO ECM Suite 21
ist die ideale ECM Software für Ihre Digitalisierung

Lernen Sie die ECM Suite kennen

Digitales DMS statt Aktenschrank

Mit uns auf der digitalen Überholspur

Authentisch
Wir machen unseren Job so, wie wir selbst sind: Motiviert, sorgfältig und glaubwürdig.
Flexibel
Individuelle Anforderungen? Wir entwickeln und implementieren mehr als nur Standard-Lösungen.
Starke Partner
Um Ihnen den besten Service bieten zu können, kooperieren wir mit externen Spezialisten. Zum Beispiel zur steuerrechtlichen Prüfung Ihrer Rechnungen.
Hands-on
Handlungsorientierung und Zielstrebigkeit zeichnen uns aus.
Ja-Mentalität
Wo der Wettbewerb Nein sagt, wird es für uns erst interessant. Welches Projekt dürfen wir für Sie umsetzen?

Häufig gestellte Fragen zu DMS / ECM

Wie groß muss mein Unternehmen sein um ein DMS einzuführen?

Sie müssen kein großes Unternehmen sein. Auch kleinere bis mittelständische Unternehmen haben mit wachsenden Papierarchiven, langen Suchzeiten und mangelnder Transparenz in Geschäftsabläufen zu kämpfen. Die Einschätzung liegt dabei ganz bei Ihnen wieviel Menge an Papier und Dokumenten ihr Unternehmen bewegt. Wie komplex ihre Prozesse und Arbeitsabläufe sind.

Was kostet ein DMS?

Die Kosten für die Einführung einer Dokumenten-Management-Lösung setzen sich zusammen aus den Lizenzgebühren für die Software und Userlizenzen sowie den Aufwand für die Vorarbeit und Implementierung. Dazu kommen jährliche Kosten für den laufenden Betrieb wie z.B. Server oder Wartung- und Support. Letzteres wird jährlich im Voraus in Abhängigkeit vom Lizenzumfang berechnet. Von der Software gibt es ein Basis-Paket, welches durch verschiedene Module ergänzt wird, die je nach Anforderungen benötigt werden oder nicht.
Es kommt auf Ihre Anforderungen an, wie komplex das Projekt ist und wie viele Mitarbeiter bei Ihnen mit dem Dokumenten-Management-System arbeiten sollen. Für eine individuelle EInschätzung, senden Sie uns bitte eine Anfrage zu.

Akzeptiert das Finanzamt die elektronische Archivierung?

Das Finanzamt akzeptiert und verlangt sogar in bestimmten Fällen die digitale Aufbewahrung. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreibt allen Gewerbetreibenden – also nicht nur buchführungspflichtigen Unternehmen sondern auch Freiberuflern, Selbstständigen und Kleinunternehmern – vor, dass alle steuerrelevanten Dokumente im Original, lückenlos, sofort verfügbar, unveränderbar sowie vor Verlust geschützt aufbewahrt werden müssen. Für Papierbelege besteht somit keine Pflicht mit einem Dokumentenmanagement-System zu arbeiten, jedoch erleichtert es erheblich die Anforderungen zu erfüllen. Probleme mit dem Finanzamt gibt es dabei auch nicht, da die GoBD das ersetzende Scannen ausdrücklich erlaubt, wenn genannte Kriterien erfüllt sind.

Wie dürfen wir Sie unterstützen?